Estande em evento B2B gera lead ou só foto? O kit de captação que usamos

No marketing de eventos B2B, o estande só gera lead quando o kit de captação fica pronto antes de a feira começar: uma landing page com QR code e sorteio, um card para o WhatsApp, e-mail e post de divulgação e um pós-evento com prazo. Sem isso, o time volta com fotos, uma pilha de cartões e uma planilha que ninguém abre.

É o kit que usamos com uma cooperativa de crédito, cliente nosso, em mais de uma dezena de campanhas de evento em 2024 e 2025. Abaixo, cada peça dele, como o QR code vira lead identificado, os cuidados com o sorteio e o calendário de divulgação em três fases que aplicamos com a Matific.

O kit de captação do marketing de eventos B2B

O kit fica pronto antes da montagem do estande, porque é ele que transforma visita em contato. As peças, todas produzidas antes do evento:

• Landing page do evento, com um formulário curto, o sorteio e as regras de participação;
• QR code que leva à landing page, no estande, no material impresso e nos crachás da equipe;
• card para o WhatsApp, que o comercial e os parceiros encaminham aos contatos para avisar da presença;
• e-mail e post anunciando onde e quando encontrar a marca;
• pós-evento já escrito: o e-mail de agradecimento e as mensagens de follow-up, prontos para sair.

Repetir o mesmo kit de um evento para o outro ajuda o time a aprender o processo e deixa os dados de cada edição comparáveis. Foi assim com a cooperativa, em todas as campanhas de evento que fizemos juntos.

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Como o QR code vira lead identificado

O QR code só vale se cada leitura chegar ao CRM com nome, empresa e a origem do evento. O caminho:

1. o QR code abre a landing page com UTMs próprias do evento, como utm_source=evento e o nome da feira na campanha;
2. o formulário pede o mínimo: nome, e-mail, empresa, cargo e um campo de interesse;
3. a conversão entra na ferramenta de automação com a origem do evento registrada;
4. uma segmentação separa quem marcou interesse em conversar de quem veio pelo sorteio.

Teste o QR code impresso antes do evento, em celulares diferentes e com a conexão disponível no local, e confira se a conversão chega com a origem certa. O campo de interesse é o que mais rende no pós-evento. Uma pergunta fechada, como “quer receber uma proposta?” ou “qual produto interessa?”, já separa o lead quente do curioso.

Sorteio como incentivo, com as regras em ordem

O sorteio dá um motivo para a pessoa escanear o QR code, desde que as regras estejam claras e dentro da lei. No Brasil, a Lei nº 5.768, de 1971, exige autorização prévia do Ministério da Fazenda para a distribuição gratuita de prêmios por sorteio a título de propaganda. Converse com o jurídico antes de anunciar.

Na landing page, deixe visível:

• quem pode participar e até quando;
• qual é o prêmio;
• como e quando o resultado será divulgado;
• o consentimento para uso dos dados, de acordo com a LGPD.

Quando o sorteio não for viável, um diagnóstico rápido, um material exclusivo ou um quiz para gerar leads cumprem o mesmo papel de incentivo.

Durante o evento

No estande, o trabalho é qualificar a conversa, além de juntar contatos. Quem atende pede o QR code em vez do cartão, anota no próprio formulário ou no CRM o assunto da conversa e marca quem pediu contato. No fim de cada dia, alguém confere se as conversões estão chegando com a origem certa.

Defina antes quem atende visitantes novos, quem conversa com clientes atuais e quem cuida do sorteio. Assim o estande nunca fica sem alguém qualificando a conversa.

Depois do evento: follow-up em 48 horas

O lead do evento esfria rápido, e o primeiro contato sai em até 48 horas. Com a segmentação feita, o pós-evento segue três trilhas:

• quem pediu conversa recebe contato do comercial, com menção ao assunto do estande;
• quem demonstrou interesse num tema recebe conteúdo sobre ele e entra num fluxo de nutrição;
• todos recebem o agradecimento e, se houve sorteio, o resultado no prazo prometido.

Follow-up que atrasa é um dos pontos de perda de leads mais comuns, e no evento o efeito é maior, porque a lembrança da conversa some em poucos dias.

O calendário de divulgação em três fases

Eventos anuais pedem divulgação em três fases: chegou a hora, reforço e urgência. É a lógica que aplicamos com a Matific no evento anual dela, com cadência de posts, e-mails e mídia em cada fase.

Essas fases entram no calendário de datas comemorativas do ano, com a produção começando semanas antes. Para eventos online, a mesma lógica vale para um webinar do tema ao pós-evento. Planejar essa sequência faz parte das nossas campanhas de lançamento.

Perguntas frequentes

Como medir o resultado do marketing de eventos B2B?

Pelos leads identificados com a origem do evento, pelas reuniões marcadas nas semanas seguintes e pelas oportunidades abertas no CRM. O número de visitas ao estande e de fotos não diz se o investimento voltou.

Todo evento precisa de sorteio?

Não. O sorteio é um incentivo entre vários, e exige autorização prévia. Um diagnóstico, uma demonstração agendada ou um material exclusivo também motivam a leitura do QR code.

Quando começar a divulgação de um evento anual?

Assim que a participação estiver confirmada, com a primeira fase. O reforço e a urgência seguem nas semanas seguintes, com o pós-evento escrito antes de a feira começar.