¿El stand en un evento B2B genera leads o solo fotos? El kit de captación que usamos

En el marketing de eventos B2B, el stand solo genera leads cuando el kit de captación está listo antes de que empiece la feria: una landing page con código QR y sorteo, una tarjeta para WhatsApp, un email y un post de difusión y un posevento con plazo. Sin eso, el equipo vuelve con fotos, una pila de tarjetas y una planilla que nadie abre.

Es el kit que usamos con una cooperativa de crédito, cliente nuestro, en más de una decena de campañas de eventos en 2024 y 2025. Abajo, cada pieza, cómo el código QR se vuelve un lead identificado, los cuidados con el sorteo y el calendario de difusión en tres fases que aplicamos con Matific.

El kit de captación del marketing de eventos B2B

El kit está listo antes del montaje del stand, porque es lo que convierte una visita en un contacto. Las piezas, todas producidas antes del evento:

• Landing page del evento, con un formulario corto, el sorteo y las reglas de participación;
• código QR que lleva a la landing page, en el stand, en el material impreso y en las credenciales del equipo;
• tarjeta para WhatsApp, que el equipo comercial y los socios reenvían a sus contactos para avisar de la presencia;
• email y post que anuncian dónde y cuándo encontrar a la marca;
• posevento ya escrito: el email de agradecimiento y los mensajes de seguimiento, listos para salir.

Repetir el mismo kit de un evento a otro ayuda al equipo a aprender el proceso y deja comparables los datos de cada edición. Así fue con la cooperativa, en todas las campañas de eventos que hicimos juntos.

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Cómo el código QR se vuelve un lead identificado

El código QR solo vale si cada lectura llega al CRM con nombre, empresa y el evento como origen. El camino:

1. el código QR abre la landing page con UTM propias del evento, como utm_source=evento y el nombre de la feria en la campaña;
2. el formulario pide lo mínimo: nombre, email, empresa, cargo y un campo de interés;
3. la conversión entra en la herramienta de automatización con el origen del evento registrado;
4. una segmentación separa a quien pidió conversar de quien vino por el sorteo.

Prueba el código QR impreso antes del evento, en celulares distintos y con la conexión disponible en el lugar, y revisa que la conversión llegue con el origen correcto. El campo de interés es el que más rinde en el posevento. Una pregunta cerrada, como “¿quieres recibir una propuesta?” o “¿qué producto te interesa?”, ya separa al lead caliente del curioso.

El sorteo como incentivo, con las reglas en orden

El sorteo le da a la persona un motivo para leer el código QR, siempre que las reglas estén claras y dentro de la ley. En Brasil, la Ley n.º 5.768, de 1971, exige autorización previa del Ministerio de Hacienda para distribuir premios gratis por sorteo con fines promocionales, y otros países tienen sus propias reglas. Habla con el área legal antes de anunciarlo.

En la landing page, deja visible:

• quién puede participar y hasta cuándo;
• cuál es el premio;
• cómo y cuándo se va a divulgar el resultado;
• el consentimiento para el uso de los datos, según la ley de protección de datos.

Cuando el sorteo no es viable, un diagnóstico rápido, un material exclusivo o un quiz para generar leads cumplen el mismo papel de incentivo.

Durante el evento

En el stand, el trabajo es calificar la conversación, además de juntar contactos. Quien atiende pide que lean el código QR en lugar de entregar la tarjeta, anota en el formulario o en el CRM el tema de la conversación y marca a quien pidió contacto. Al final de cada día, alguien revisa que las conversiones lleguen con el origen correcto.

Define antes quién atiende a los visitantes nuevos, quién conversa con los clientes actuales y quién se ocupa del sorteo. Así el stand nunca queda sin alguien que califique la conversación.

Después del evento: seguimiento en 48 horas

El lead del evento se enfría rápido, y el primer contacto sale en hasta 48 horas. Con la segmentación hecha, el posevento sigue tres caminos:

• quien pidió conversar recibe el contacto de ventas, con una mención al tema del stand;
• quien mostró interés en un tema recibe contenido sobre él y entra en un flujo de nutrición;
• todos reciben el agradecimiento y, si hubo sorteo, el resultado en el plazo prometido.

El seguimiento que se atrasa es una de las causas de pérdida de leads más comunes, y en los eventos el efecto es mayor, porque el recuerdo de la conversación se borra en pocos días.

El calendario de difusión en tres fases

Los eventos anuales piden una difusión en tres fases: llegó la hora, refuerzo y urgencia. Es la lógica que aplicamos con Matific en su evento anual, con una cadencia de posts, emails y medios en cada fase.

Estas fases entran en el calendario de fechas conmemorativas del año, con la producción empezando semanas antes. Para eventos online, la misma lógica vale para un webinar del tema al posevento. Planificar esta secuencia es parte de nuestras campañas de lanzamiento.

Preguntas frecuentes

¿Cómo medir el resultado del marketing de eventos B2B?

Por los leads identificados con el evento como origen, las reuniones agendadas en las semanas siguientes y las oportunidades abiertas en el CRM. La cantidad de visitas al stand y de fotos no dice si la inversión volvió.

¿Todo evento necesita un sorteo?

No. El sorteo es un incentivo entre varios, y en Brasil exige autorización previa. Un diagnóstico, una demostración agendada o un material exclusivo también motivan la lectura del código QR.

¿Cuándo empezar la difusión de un evento anual?

Apenas la participación esté confirmada, con la primera fase. El refuerzo y la urgencia siguen en las semanas siguientes, con el posevento escrito antes de que empiece la feria.